Zaman Yönetimi İçin İpuçları

ZAMANI DAHA İYİ YÖNETME SANATI

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

İç ritim de faydalı olabilir fakat zaman yönetimi öğrenilmesi ve uygulanması gereken bir beceridir.
Dakik performansı nedeniyle ödüllendirilmiş bir Los Angeleslı otobüs şoförü olan Eric Crayton tam da bu işin adamı. 39 yaşındaki Crayton planlı hareket etmenin, erken yatmanın ve dakikliğin ne kadar önemli olduğunu annesinden öğrendiğini ve şimdiye kadar hep “dakik biri olduğunu” söylüyor. Okula getirip götürdüğü çocuklar saatlerini ona göre ayarlıyorlar.
On yıl önce Crayton otobüs şöförlüğünden kazandığı ilk parayla tüm L.A. okul servisi Birliği’nin gerektirdiği şekilde bir İsviçre saati aldı. Saatini 7 gün 24 saat kolundan çıkarmıyor ama o olmadan da zaman yargısında bulunabileceğini söylüyor. Günlük işlerinde birkaç saniye ilerde veya geride olduğunu hissedebiliyor. Ve zamanı kontrol etmek için güneşin doğuşu, köşedeki dükkandan günün hep aynı saatinde elinde kahveyle çıkan adam gibi diğer ipuçlarına da dikkat ediyor.
Göstermek amacıyla, Crayton duş alma süresini yedi dakikanın biraz üzerinde diye tahmin etti (saatini yalnızca duşta çıkarıyordu) ve suyu yedi dakika 25 saniye geçe kapattı.
En basit düzeyde davranışlarımızı yöneten içsel saatler ilkel şartlarda milyonlarca yıldan uzun süre varlıklarını sürdürerek keskinleşmişlerdir. İnsanlar gecenin yaklaşmasını, günün geçişini veya bir ay veya mevsimin geride kaldığına dair ipuçlarını sezme kabiliyetini nerdeyse tüm hayvanlarla paylaşırlar.
Bu süreçler beynin metabolizma, iştah, cinsellik isteği, uyuma ve uyanmaya hazırlık gibi temel vücut işlevlerinin sıralandığı hipotalamik bölgesinin derinlerinde gömülü yirmi dört saatlik ritimlerle yönetilir.
Yaratılış ayrıca bizi karşıdan gelen bir arabanın- veya aç bir aslanın- sokakta veya arazide o anki tempomuzla ilerlediğimizde bize ne kadar süre içinde yetişeceğine dair anlık yargılara varmaya da hazırladı. Hayatta kalmamızda dil önemli rol oynadığı için konuşma aralarında iletişimimize anlam ve nüans katan duraklamaları fark etme becerisini de benzer şekilde geliştirdik. Bunlar bilinçli düşünce düzeyinin altında gerçekleşen eylemlerdir.
Fakat ızgaradan eti tam zamanında çekmek, bir sonraki randevunuzdan önceki iki saat içinde yapılacaklar listesini halletmek, alışveriş veya İnternette sörf gibi sürükleyici işler esnasında zamanın akışını kontrol etmek gibi eylemler bilinçli çaba, pratik ve kişinin genel bilişsel sağlığına dikkati gerektirir. Zamanı verimli bir şekilde izleyip yönetme becerimizin otomatik bir yanı yoktur.
Eric Clayton onu “zaman kişisi” yapan bazı avantajlarla doğduysa da, dakikaların ve saatlerin geçişini tahmin etme yeteneği öğrenilmiş bir beceridir. Araştırmacılar birkaç numara ve stratejiyi öğrenmemizin zamanın geçişini içselleştirmemize yardımcı olacağını söylüyorlar.

Rutine güvenmeyi öğrenin

Her gün yaptığınız işleri ne kadar rutinleştirirseniz, bu işleri yapma sürenizle ilgili tahmininiz o kadar gerçekçi olur. İster bulaşık makinesini boşaltmak ister e-postalarınızı kontrol etmek olsun, iş için bir süre belirleyin, mümkün olduğunca aynı kalıp ve stratejileri uygulayın ve gerekli zamanı not edin. Bunu yapmak yalnızca zamanı günlük rutininizin belirgin bir parçası haline getirmekle kalmaz bilinçli zaman yönetimi becerilerinizi keskinleştirir. Bir faydası daha: pratik ve zamana dikkat ederek hızlanabilir ve işi yapmak için daha iyi stratejiler geliştirebilirsiniz.
Rutin Crayton’un programına uyabilmesine yardımcı oluyor. Bazen trafik sıkışıklıkları ustalaştığı rotadan sapmasını gerektiriyor. Fakat A ve B arasındaki güzergah değiştiğinde bu ne zaman C ve D noktalarında olacağını yaklaşık olarak bilmesine ve böylece zamanı tekrar takip edebilmesine yardımcı oluyor. İşlerimiz öngörülen sırayla yapıldığında beklenen saatte gerçekleşme olasılıkları daha yüksektir.
Böyle öngörülebilir günler herkes için mümkün olmuyor. Fakat günlerimizin rutin kısımlarının avantajından faydalanmamız zamanı daha verimli kullanmamızı ve yeni şeyler yaparken zamanı daha iyi takip etmemizi sağlar.
South Carolina Tıp Okulu’nda nörobilimci olan Catalin Buhusi bu uygulamaya “davranışsal zamanlama” adını veriyor ve bazı araştırmacılar bunun tüm hayvan krallığında egemen olan bir zamanlama mekanizması olduğunu düşünüyor.
Hayvanların dünyasındaki zamanlamanın büyük kısmı yirmi dörtlük ritimlere atfedilebilir. Fakat yirmi dört saatlik gündüz ve gece döngüsü örneğin arıların aynı çiçeğe nasıl kesin aralıklarla geri dönerken gözlemlendiklerini açıklayamıyor. Bazı zaman algısı araştırmacıları arıların ve diğer hayvanların gidiş gelişlerini bir saat kadar kestirilebilir yapan yemek arama rutinleri olabileceğine inanıyor. Bu durumda, Buhusi “saatiniz kendiniz– tüm vücudunuzdur,” diyor.

Çalışan hafızanızı keskinleştirin

Hafızada birkaç bilgi parçasını kısaca tutmaya yönelik bilişsel beceri talimatları izleme, birçok seçenek arasından seçim yapma, iş tamamlama, yeni isteklere kayma ve yarım bırakılmış bir işe asgari gecikmeyle dönmek gibi birçok günlük zorluğun anahtarıdır. Tabi ki zamanımızda birçok seçimle ve hatta daha fazla istekle karşılaşan bizler için bazen çoklu-görev yapma olarak da bilinen görevler arasında değişim yapma becerisi kesin bir gerekliliktir.
Çalışma belleği kişiden kişiye büyük farklılık gösteren bir beceridir. Şizofreni ve dikkat eksikliği hiperaktivite bozukluğu olanlar, dakika ve saat düzeyinde zamanın geçişini kestiremeyenler dahil birçok kişide bu beceri daha zayıftır. Çalışma belleği ve güvenilir saat tahmini birbiriyle yakın ilişkilidir.
Bilişsel eksiklik ve öğrenme güçlüğü olan hastalarla çalışan UCLA pediyatrik nöroloğu Dr. Eric Saslow “Zaman bilincinin kişinin sürmekte ve yaklaşmakta olan şeyleri aklında tutabilme becerisiyle ilişkili olması gerekir- ve tam burada çalışma belleğiyle olan ilişki bulunuyor,” diyor. “Yakın zamana kadar insanlar çalışma belleğini değiştirilebilir bir şey olarak düşünmediler saç veya göz rengine yakın bir şey olarak gördüler,” diye ekledi.
Fakat son yıllarda nörologlar çalışma belleğinin günlük işlevler için müthiş faydalarıyla birlikte öğretilebilen ve keskinleştirilebilen bir beceri olduğuna inanır hale geldiler. Piyasada bulunan bazı bilgisayar ve video oyunları düzenli egzersizle güçlendirilebilirmiş gibi çalışma belleğini hedef almaktadır.
Kendinizi satın alınacak şeyler, yapılacak işler, yeni tanışılan kişilerin isimleri gibi kısa listeleri aklınızda tutmaya düzenli bir şekilde zorlayarak çalışma belleğinizi bedavaya güçlendirebilirsiniz, bunda gelişme gösterdikçe de listeyi uzatabilirsiniz.
Hızla gelişen beyin egzersiz programları arasında İsveç Karolinska Enstitüsü’nden Dr. Torkel Klinberg’in geliştirdiği program özellikle çalışma belleğinin performansını geliştirmeye odaklanıyor ve bunu yapmada ne kadar etkili olduğuna dair klinik deney kanıtlarıyla övünüyor. Torkel’in Cogmed QM programı DEHB veya felç hasarı olan hastalara uygulanan bir tedavi (tek başına veya ilaç tedavisiyle birlikte) olarak ABD’deki hekimlerden giderek artan bir destek görüyor. UCLA’daki Saslow dahil 100’den fazla hekim şimdi bunu kullanıyor. Fakat bu program çalışma belleğini keskinleştirme aracı olarak sağlıklı kişilere de pazarlanıyor.
Özel izne sahip psikolog ve hekimler aracılığıyla elde edilebilen beş haftalık programın 1,500 $ ile 2,000 $ arası bir maliyeti var. Program bir oyuncunun performans düzeyini izliyor ve her 40 seanslık oturumda kendini geliştirmesi için onu itiyor. Lumosity adı verilen online bir hafıza çalıştırma programı da zamanla veya hastalık nedeniyle kayıp giden diğer bilişsel becerilerle birlikte çalışma belleğini geliştirme aracı olarak ümit vaat etmektedir. UCLA nöroloğu ve “Hafızanın İncili” ve “İBrain” kitaplarının yazarı Dr. Gary Small çalışma belleği oluşturup sürdürmeye yardımcı “hafıza eğitim programlarını” öğretiyor.

İşleri Küçük Parçalara Bölün

Buhusi’ye göre, yapılan çalışmalar ortalama olarak zamanın geçişini % 15 ile 20 arası tahmin ettiğimizi ortaya çıkardı. Bu demektir ki, bir saatinizi alacağını tahmin ettiğiniz bir işi 48 dakika ile 72 dakika arasında yapabilirsiniz. Bu işi 10 dakikalık parçalara ayırmanız matematiksel olarak yanlış hesabınızı önlemeyecektir. Fakat uzmanlar dikkat bozukluğu olmayan kişiler için bile daha kısa süreli bir işte dikkatini tutmanın uzun iş üzerinde tutmaktan daha kolay olduğunda hemfikir. Ve bu odaklanma da verimli çalışmanın anahtarıdır.
DEHB’li hastalarla çalışanlar bu işe görev “bölme” diyor ve zaman yönetiminin yanı sıra hareketsizlik ve aşırı yüklenmeyi yenmek için çok önemli bir strateji olduğunu ekliyorlar. DEHB ile yaşamak konulu bazı kitapların yazarı ve “Düzensiz Çocuğun Düzene Sokulması” adlı yakında piyasaya çıkacak olan bir kitabın ikinci yazarı olan Dr. Martin L. Kutscher, zaman yönetimiyle mücadele eden birçok kişi için yapılacak işler listelerinin küçük, gerçekleştirilebilir aralıklara ayrılması ve bir günün veya en azından günün tasarlanmış bir “iş” kısmının ayrıntılarıyla planlanmasının gerekliliğini işaret ediyor. Kutscher, kişinin iş parçalarını tamamlamayla ilgili tahminlerine dönüp değerlendirme yapmasının da bir o kadar önemli dolduğunu söylüyor.
Doğruluğun kontrolüne yardımcı olması için çalışılan yerde duvar saatinin yanı sıra mutfak kronometresinin de olması gerektiğini ekliyor. Bu tür yanlış tahminler düzeltildiğinde işlerin zamanında yapılma olasılığı da artıyor.

Vücut Saatinize Dikkat Edin

Guruldayan karnınız yemekli toplantıları hatırlatıyor mu? Öğleden sonra yaşadığınız enerji düşüşü açık havada canlandırıcı bir yürüyüşe işaret etmiyor mu?
Uzmanlar, eğer dinlersek iç ritimlerimizin bizi zamanı takip ettirecek önemli ipuçları olduğunu söylüyor. Fakat, yirmi dörtlük ritmin en ısrarlı isteklerinden biri olan uyku zamanımızın kontrolünü kendimizde tutmada önemli rol oynayabilir.
Araştırmacılar yeterince dinlenmenin –çoğu kişi için gecede yaklaşık sekiz saat- duyusal algıları keskinleştirdiğini, dikkati topladığını, tepki hızını arttırdığını ve zaman tahminlerini daha doğru hale getirdiğini ortaya çıkardı.
İnsanların yirmi dörtlük ritimleri bilinçsiz “zamanlama” hissimizi etkileyen veya dakika veya saatlerin geçişini tahmin etmemizi sağlayan içsel saatlerinkinden tamamen ayrı atar. Beynin yirmi dörtlük saatinin bulunduğu bölge olan üst kiyazmatik çekirdeklerinde hasar olan hastalar yine de geçen saniye ve dakikaları sayabilir ve dünyayı anlamamıza yardım eden küçük zaman boşluklarını duyabilir, görebilir ve bunlara tepki verebilir. Fakat içsel saatimizi yanıltmaya çalışmak –en çok yetersiz gece uykusundan dolayı- dikkatimizi yoğunlaştırma ve daha fazla muhakemeye girme becerimizi mahvedebilir. İyi zamanlama ve zamanın geçişini doğru tahmin etme işlerinin yolunda gitmesi için bu ikisine güvenilir.
Coğrafi zaman dilimleri arasında yolculuk yapmayan ve ömründe hiç vardiyalı çalışmamış olan birçoğumuz yine de her hafta sonu içsel saatlerini karıştırırlar. Geç saate kadar oturan ve her zamankinden birkaç saatten fazla geç uyuyan kişiler Kutscher’e göre “saatlerini haftasonu süresince tekrar kurarlar… kendilerine jet lag verirler.”
Hafta içinin iş zorluklarına dönerlerken “zamanı kontrol edip iyi kullanmak için ilk şart idari işlev- yani kendini kontrol, dikkat ve planlamadır.

Zamanı görünür yapın- analoğa geçin

Mobil telefonlarımız ve elektronik ajandalarımızın hepsi zamanı gösteriyor. Peki öyleyse geçen dakika ve saatlerin izini nasıl oluyor da kaybediyoruz? Patolojik düzensizliklerin tedavisinde çalışan Dr. Kutscher cevabın basit olduğunu söylüyor.
Kutscher “Birçoğumuzun taşıdığı elektronik ajandalar randevuları, son tarihleri ve yükümlülükleri hatırlatarak unutkan ve zamanın izini takipte zorlanan kimseleri kurtarabilir,” diyor. “Zamanın izini kaybedenler için bir öz yardım malzemesi olsalar da zaman yönetimini daha doğru veya gerçekçi hale getirmek ve bir iki günün ötesinin görülmesini sağlamak için yapabilecekleri fazla bir şey yok. Eski analog saat veya kol saatlerinin veya büyük birçok aylı takvimin yerini tutacak bir seçenek değiller,” diye ekliyor.
Kutscher, “Zaman çok uçuk ve soyut bir konu,” diyor. “Bu insanlar için örneğin analog bir saatteki 15 dakikanın görüntüsü cep telefonu ekranındaki sabit rakam göstergesinden daha somut.”
Kutscher hastalarına zamanlama ve iş sonlandırmanın takibi için saate ve mutfak kronometrelerine güvenmelerini tavsiye ediyor. Engellilere pazarlanan ve aynı yüzde zamanı ve sıfıra doğru inen bir iş kronometresi olan saatleri özellikle beğeniyor.
Aynı zamanı görsel yapma prensibi Kutscher’i ajanda ve elektronik ajandalarının yanı sıra hastaların büyük ölçekli planlarını bir bakışta en azından bir ayı gösteren taslaklara yazmalarını önermeye itiyor. Ajandalar ve elektronik ajandalar bize günlük programımızı güzel bir şekilde gösteriyor, fakat son tarihleri, karmaşık hazırlık gerektiren aşamalı işleri görüp planlamamıza izin vermiyor.
Kutscher “Zamanı fiziksel hale getirmek için yapacağınız her şey fayda sağlayacaktır,” diyor.

  FACEBOOK YORUMLARI